TeknoMadina - Mari kita hadapi itu - alur kerja modern penuh dengan tugas yang berulang dan membosankan yang menyita banyak waktu dan energi.
Anda Harus Mengetahui Pentingnya Otomatisasi Alur Kerja
70% pemimpin bisnis melaporkan menghabiskan mulai dari 5 menit hingga 3 jam untuk tugas berulang dari 8 jam hari kerja! Studi lain menemukan bahwa pekerja kantoran menghabiskan lebih dari 50% waktunya untuk mencari file secara manual! Selain semua itu, kesalahan manusia berkontribusi terhadap 90 persen kecelakaan.
Bagaimana kita menyelesaikan ini? Untungnya, kita hidup di era teknologi dan otomatisasi alur kerja adalah hal yang penting sekarang! Sebagian besar bisnis sekarang telah mulai menambahkan otomatisasi ke alur kerja mereka dan menghilangkan tugas yang tidak perlu dan berulang sehingga mereka dapat fokus pada hal yang penting.
Jika Anda ingin mengikuti perubahan zaman, Anda perlu belajar banyak tentang otomatisasi alur kerja. Dan blog ini adalah tempat yang bagus untuk memulai!
Di sini kami memandu Anda melalui arti, pentingnya, contoh, kasus penggunaan, dan lainnya tentang otomatisasi alur kerja! Jadi pasang sabuk pengaman, Anda siap berkendara!
Apa itu Otomatisasi Alur Kerja?
Pentingnya Otomatisasi Alur Kerja. Otomatisasi alur kerja mengacu pada pembuatan, perencanaan, implementasi, pelaksanaan, dan otomatisasi tugas berdasarkan aturan bisnis yang telah ditentukan sebelumnya. Ini mengarahkan dan mengelola tugas sehingga terhubung dengan benar antara orang-orang yang terlibat, teknologi yang digunakan, dan informasi yang relevan.
Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa orang yang tepat melakukan tugas yang tepat pada waktu yang tepat. Otomatisasi alur kerja ditandai dengan penekanan pada penggantian proses manual berbasis kertas, memakan waktu dan mahal dengan alat digital.
Mengotomatiskan alur kerja juga berarti perusahaan dapat menstandarkan pekerjaan, menyampaikan peraturan bisnis, memenuhi peraturan, mengurangi potensi kesalahan manusia, dan memastikan transparansi dan akuntabilitas di setiap langkah perjalanan bisnis otomatis.
Sekarang setelah Anda mengetahui sedikit tentang apa itu otomatisasi alur kerja, mari kita bahas betapa pentingnya menggabungkannya ke dalam bisnis Anda.
Mengapa otomatisasi alur kerja penting?
1. Meningkatkan produktivitas dan efisiensi
Digitalisasi tugas otomatisasi alur kerja mengarah pada peningkatan efisiensi dan produktivitas perusahaan secara keseluruhan. Karena setiap tugas sekarang ditentukan dan peran ditetapkan, kemungkinan gangguan kerja diminimalkan.
Setiap tugas dilakukan dengan tujuan tertentu dan mengikuti aturan yang telah ditetapkan. Ini mempercepat proses yang sebelumnya membutuhkan intervensi pengawasan.
2. Mengurangi kesalahan
Keuntungan otomatisasi alur kerja dalam bisnis adalah sebagian besar pekerjaan manual digantikan oleh pekerjaan digital. Ini membantu menghindari perbedaan dan kesalahan sambil memastikan akurasi.
Separuh manajer bisnis dan karyawan percaya bahwa otomatisasi dapat membantu mengurangi kesalahan manual, dan 38% setuju bahwa alur kerja otomatis menghasilkan kualitas produk yang lebih baik.
3. Menghemat waktu
Digitalisasi tugas tidak hanya mengurangi kemungkinan penyimpangan dan meningkatkan produktivitas, tetapi juga mempersingkat waktu yang dihabiskan dalam siklus proses. Penelitian menunjukkan bahwa 70% pemimpin bisnis percaya bahwa mereka dapat menghemat hingga 30 jam sebulan dengan otomatisasi alur kerja, sementara hampir 80% percaya karyawan menghemat 60 jam sebulan!
Otomatisasi alur kerja mempercepat semua proses manajemen tugas dan menyelesaikan pekerjaan dengan cepat.
2% pemimpin bisnis mengatakan bahwa dengan otomatisasi proses, tugas diselesaikan lebih cepat daripada secara manual. Ini sangat penting karena dalam bisnis, waktu sama dengan uang.
4. Pengurangan biaya
Penghematan biaya adalah tujuan setiap bisnis atau organisasi, dan otomatisasi alur kerja sangat membantu dalam proses ini. Otomatisasi alur kerja menciptakan proses yang mengurangi biaya.
Faktanya, sekitar sepertiga pemimpin bisnis percaya bahwa mengotomatiskan tugas akan mengurangi biaya tenaga kerja. Mengapa? Karena otomatisasi alur kerja mengurangi tugas dan administrasi yang berulang, yang pada gilirannya mengurangi jam kerja dan biaya karyawan.
5. Tingkatkan pengalaman pelanggan
Ada lebih sedikit kesalahan dan penundaan berkat otomatisasi alur kerja. Ini berarti bahwa produk dan layanan Anda cenderung berkualitas tinggi dan dikirim tepat waktu. Belum lagi, otomatisasi juga membantu menyederhanakan tugas alur kerja dan dengan demikian memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik.
Sekarang setelah Anda mengetahui manfaat otomatisasi alur kerja, mari kita lihat beberapa contoh tugas yang dapat ditangani otomatisasi alur kerja. Mari kita lihat beberapa contoh otomatisasi alur kerja.
6 Contoh Otomatisasi Alur Kerja!
1. Mengotomatiskan alur kerja
Organisasi membantu mengatur dokumen, menyetujui dokumen, memfasilitasi penandatanganan dokumen, dan banyak lagi. Ini menghemat banyak waktu dan membantu menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat.
2. Perekrutan Baru Otomatisasi alur kerja
Membantu memastikan keterlibatan karyawan yang efektif dengan memberikan pengalaman standar untuk setiap pekerjaan. Ini dapat membantu mempercepat pengiriman materi pelatihan, tunjangan karyawan, informasi karyawan, dan lainnya.
3. Menyederhanakan pembuatan faktur
Contoh otomatisasi alur kerja yang baik adalah dapat membuat pembuatan faktur menjadi lebih mudah. Ini dapat membantu membuat dan mengirim faktur dengan jadwal tetap. Tidak hanya itu, ia juga berperan dalam memfasilitasi proses akuntansi dan penjualan lainnya. Ini membantu membebaskan pekerja untuk tugas-tugas terampil.
4. Umpan Balik
Contoh lain dari otomatisasi alur kerja memudahkan untuk menanggapi pertanyaan dan permintaan pelanggan. Ini berarti seluruh bisnis menjadi lebih transparan dan terlihat. Dengan otomatisasi alur kerja, semua jenis umpan balik dapat diproses secara efisien.
5. Sumber Daya Manusia
Contoh otomatisasi alur kerja adalah sumber daya manusia. Ini dapat memfasilitasi inisiasi dan demobilisasi personel. Ini juga membantu dalam memproses permintaan perekrutan dan manajemen cuti.
6. Manajemen acara dan pelacakan masalah
Otomatisasi tugas memungkinkan pelacakan acara dan masalah secara digital dengan mudah. Ketertelusuran membuatnya lebih mudah dan lebih cepat untuk mengelola dan menanggapi peristiwa semacam itu.
Sekarang mari kita lihat beberapa kasus penggunaan alur kerja Otomatisasi lintas departemen!
Otomatisasi Alur KerjaAlur Kerja Gunakan Kasus di Beberapa Departemen
Otomatisasi Alur Kerja dapat digunakan di beberapa departemen. Berikut beberapa contoh berguna untuk menginspirasi ide otomatisasi alur kerja Anda.
1. Kesehatan
Otomatisasi alur kerja banyak digunakan dalam perawatan kesehatan. Contohnya termasuk penjadwalan kepegawaian, shift darurat, dan mendukung pasien masuk, keluar, dan transfer. Itu melakukan tugas-tugas ini secara efisien sehingga lebih banyak waktu dapat dihabiskan untuk tugas-tugas yang lebih penting seperti perawatan pasien.
2. Otomatisasi alur kerja legal
Di ruang legal dapat membantu mengelola beberapa klausul dan templat legal. Anda juga dapat mengotomatiskan penagihan, memasukkan data pelanggan, melacak ulasan kontrak, dan mengelola tenggat waktu kasus. Khususnya? Menggunakan perangkat lunak otomatisasi alur kerja dapat membantu Anda membuat dan memelihara konsistensi data.
3. Departemen TI
Ini tidak ada gunanya. Departemen TI menggunakan otomatisasi dalam segala hal, seperti pengembangan perangkat lunak, pemantauan data, pengumpulan data, pengembangan kode pengujian, permintaan layanan, implementasi pengujian, pengkodean, dll.
4. Departemen Keuangan
Otomatisasi alur kerja juga banyak digunakan untuk berbagai fungsi departemen keuangan. Ini menawarkan integrasi waktu nyata dengan sistem ERP seperti SAP dan membantu menciptakan ekosistem yang kuat untuk pemrosesan hutang dagang yang lebih cepat.
Ini juga membantu entri data, proses verifikasi akun, permintaan cuti berbayar, penyesuaian gaji, dan lainnya.
5. Penjualan dan Pemasaran
Penjualan dan Pemasaran menggunakan otomatisasi alur kerja untuk mengelola misalnya branding, kampanye, konfirmasi penjualan, perolehan prospek, penyederhanaan harga, diskon, penawaran, dan tugas lainnya.
6. Keamanan Cyber
Otomatisasi alur kerja mempermudah pengumpulan informasi tentang pihak yang terlibat dan tersangka, mempercepat respons insiden, dan sangat mempercepat pengawasan. Pada akhirnya, ini membantu untuk mendapatkan gambaran yang lebih besar tentang keamanan dunia maya.
7. SDM
Departemen SDM di semua perusahaan dan organisasi memanfaatkan otomatisasi alur kerja dengan baik. Ini mendigitalkan dan menyederhanakan proses onboarding dan onboarding karyawan, mempercepat waktu persetujuan lembar, manajemen karyawan dan perubahan karyawan.
Dengan otomatisasi alur kerja yang sekarang banyak digunakan di semua departemen dan industri, ada banyak pilihan yang tersedia untuk Anda. Hal ini dapat menyebabkan kebingungan dan keraguan ketika harus memilih yang terbaik untuk Anda.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat saat meneliti perangkat lunak otomatisasi alur kerja!
Apa yang Harus Diperhatikan dalam Perangkat Lunak Otomatisasi Alur Kerja?
1. Antarmuka Pengguna yang Intuitif
Apa gunanya perangkat lunak yang mewah dan rumit jika Anda bahkan tidak dapat melakukannya dengan baik, bukan? Oleh karena itu, yang terbaik adalah menemukan perangkat lunak yang memiliki antarmuka yang sederhana dan intuitif serta solusi yang mudah dipahami, tetapi pada saat yang sama dikemas dengan fitur-fitur penting.
2. Kompatibilitas cloud
Lebih baik memilih perangkat lunak dengan fungsionalitas cloud karena membuat seluruh proses lebih mudah dan sederhana. Itu juga dilengkapi dengan keamanan data yang andal dan skalabilitas data.
3. Dapat disesuaikan
Perangkat lunak otomatisasi alur kerja Anda harus dapat disesuaikan. Setiap bisnis berbeda dan kebutuhan akan perubahan unik untuk bisnis itu. Oleh karena itu, pastikan Anda memilih software yang fitur-fiturnya bisa disesuaikan dengan preferensi Anda.
4. Ramah Anggaran
Seperti halnya semua hal, ingatlah untuk melampaui anggaran Anda. Tidak perlu meluncurkan perangkat lunak yang mahal. Selama itu dapat melakukan tugas yang Anda butuhkan dan Anda dapat menanganinya dengan mudah, hanya itu yang Anda butuhkan.
Sekarang setelah Anda mengetahui beberapa hal penting untuk dipertimbangkan saat melihat perangkat lunak otomatisasi alur kerja, mari kita lihat daftar perangkat lunak otomatisasi alur kerja terbaik kami di pasaran!
5 Solusi Perangkat Lunak Otomatisasi Alur Kerja Teratas!
1. Zapier
Zapier adalah perangkat lunak Otomatisasi populer yang ramah bagi pemula dan intuitif. Ini membantu lebih dari 3.000 aplikasi bekerja bersama dan mengotomatiskan tugas yang berulang.
Dengan Zapier, Anda dapat membuat Zaps atau alur kerja menggunakan ribuan templat yang dapat disesuaikan. Anda dapat menyesuaikan solusi otomatis dengan kebutuhan tim Anda.
Karena Zapier membuat koneksi antar aplikasi, Zapier mentransfer data antara aplikasi tersebut untuk melakukan pekerjaan. Itu dapat berjalan dengan tenang di latar belakang untuk proses seperti pembuatan prospek, email, pendaftaran, dll.
Harga: Zapier menawarkan paket gratis. Paket berbayar mulai dari $19,99 per bulan.
2. Integrify
Integrify adalah perangkat lunak Otomatisasi alur kerja yang menggunakan pendekatan berbasis layanan. Mudah digunakan dan dilengkapi dengan editor drag-and-drop. Sangat cocok untuk bisnis besar dan kecil. Dengan platform , Anda dapat mengotomatiskan proses, merancang formulir dinamis, memantau kinerja dengan dasbor dan laporan, membuat portal layanan mandiri, meninjau operasi, dan menganalisis masalah.
Terintegrasi secara mulus dengan sistem CRM, ERP, dan HRIS, memungkinkan data ditransfer secara bebas antar sistem. Ini tersedia dalam konfigurasi cloud, cloud pribadi, dan lokal.
Harga: Integrify menawarkan harga khusus berdasarkan permintaan. Itu tidak memiliki uji coba gratis.
3. Nintex
Nintex adalah perangkat lunak Otomatisasi alur kerja yang membantu perusahaan mengelola, mengotomatiskan, dan mengoptimalkan proses mereka dengan mudah dan cepat. Desainnya yang berorientasi pada manusia cocok untuk prosedur sehari-hari dan kompleks. Nintex
Intuitify dan dengan fungsionalitas drag-and-drop berbasis browser, Anda dapat membuat alur kerja tanpa pengalaman coding. Ini memungkinkan Anda menyederhanakan proses kerja dan mengintegrasikan konten untuk hasil yang lebih baik.
Dengan Nintex, Anda dapat mengotomatiskan proses kolaborasi dan platform manajemen konten serta menghubungkan alur kerja cloud, sistem lokal, dan pengguna seluler.
Harga: Alur kerja standar Nintex mulai dari $910 per bulan untuk 10 alur kerja dengan pengguna tak terbatas.
4. Kissflow
Kissflow adalah perangkat lunak otomatisasi alur kerja lengkap yang memungkinkan Anda membuat alur kerja kustom dan mengelola proyek dari satu platform.
Perangkat lunak dikemas dengan fitur-fitur seperti kolaborasi kontekstual, pelaporan terperinci, banyak templat, metrik dan formulir visual, dan perancang alur kerja. Ini memiliki antarmuka sederhana yang juga memiliki editor drag-and-drop.
Apa lagi? Kissflow terintegrasi dengan perangkat lunak bisnis populer seperti Salesforce, Google Drive, Asana, Dropbox, dan lainnya.
Harga: Biaya Kissflow mulai dari $9,80 per pengguna per bulan. Uji coba gratis tersedia.
5. ClickUp
ClickUp adalah perangkat lunak otomatisasi alur kerja berbasis cloud dengan manajemen proyek dan fitur kolaborasi. Ini memiliki antarmuka yang sederhana dan mudah digunakan yang membuatnya mudah untuk memvisualisasikan alur kerja Anda.
ClickUp memungkinkan Anda mengganti tindakan manual dengan membuat kombinasi pemicu dan tindakan. Anda dapat membuat otomatisasi khusus atau memilih dari lebih dari seratus templat berbeda yang dapat disesuaikan.
ClickUp dikemas dengan fitur alur kerja seperti definisi tugas, bilah alat tugas, status, peringatan, dan lainnya.